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Retour sur les décret et ordonnance conjoints relatifs à la transition numérique en Région de Bruxelles-Capitale

Gepubliceerd op : 11/04/2024 11 avril avr. 04 2024
Actualités du cabinet

Publiés le 21 février 2024, les décret et ordonnance conjoints du 1er février 2024 de la Commission communautaire française, la Région de Bruxelles-Capitale et la Commission communautaire commune relatifs à la transition numérique des autorités publiques ambitionnent de faire de la Région de Bruxelles-Capitale une pionnière dans le traitement numérique des relations entre les administrations et les citoyens.

Ce texte a pour objectif de rendre intégralement accessible aux citoyens toute procédure administrative en ligne au sein d'un guichet électronique.

En vertu de l’article 5 des décret et ordonnance conjoints, les autorités publiques doivent garantir aux usagers le droit de communiquer avec elles en ligne via les canaux prévus à cet effet. A cet égard, le texte précise que toute exigence de forme légale ou réglementaire requise à l'occasion d'une communication est réputée satisfaite lorsque les qualités fonctionnelles de cette exigence ont été préservées en ligne.

Les législateurs bruxellois abordent également la nécessaire question du consentement préalable de la personne à l’utilisation de la voie électronique. Nous relevons que ce consentement n’est requis préalablement que pour les personnes physiques. Le texte est muet quant au consentement des personnes morales à l’utilisation du canal précité.

Les travaux préparatoires nous éclairent toutefois sur la distinction opérée par le législateur :

« En ce qui concerne la distinction entre personnes physiques et morales, le ministre rappelle que le Conseil d’État estime qu’il y a bien une différence objective entre les deux et qu’il n’y a dès lors pas de problèmes d’inégalités de traitement. Les droits et les protections sont absolus pour les personnes physiques. Pour les personnes morales, les autorités publiques peuvent, selon les démarches concernées, ne pas leur offrir la même protection que celle garantie à une personne physique. Le ministre en explique les deux raisons : il s’agit d’une part d’être cohérent avec l’État fédéral et le fonctionnement de l’e-box. D’autre part, parce que l’autorité qui offre un service peut décider, pour les professionnels, de passer exclusivement par le numérique pour certaines démarches. Le ministre cite plusieurs exemples (facturation des marchés publics qui est désormais forcément électronique, cahiers des charges électroniques, dossiers électroniques pour les appels à projets de la Cocof). »  (Projet de décret et ordonnance conjoint de la Région de Bruxelles-capitale, la Commission communautaire commune et la Commission communautaire française relatifs à la transition numérique des autorités publiques, Rapport fait au nom de la commission interparlementaire, Doc., Parl. Rég. Brux.-Cap., 2023-2024, n° A-758/3 – B-164/3, p. 51).

À tout moment de la communication, le texte prévoit la possibilité pour la personne physique de retirer le consentement exprimé. Ce retrait peut s’effectuer par une voie non numérique. Il est important de souligner que le législateur a garanti la validité du traitement numérique effectué avant le retrait du consentement. La procédure administrative entamée de manière numérique devra dès lors se poursuivre par d’autres moyens de communications. Le législateur n’impose pas l’utilisation de la voie postale, mais la suggère simplement.

Parallèlement aux services numériques offerts par les autorités publiques, le chapitre III a trait à l’obligation pour ces mêmes autorités de garantir l’inclusivité à tout usager. A cet effet, un soutien aux usagers à la réalisation de procédure en ligne doit être organisé. En outre, les législateurs soulignent que les autorités publiques doivent prévoir « un accueil physique, un service téléphonique et un contact par voie postale », tout en ajoutant que « mesures alternatives peuvent être mises en place pour autant qu'elles garantissent à l'usager concerné un niveau de service au minimum équivalent aux mesures précitées » (art. 13, § 1er, al. 2). Une attention particulière est portée sur la publicité de ces modalités, notamment aux publics éloignés du numérique (art. 14).

Il est important de souligner la disposition prévue à l’article 12 des Décret et ordonnance conjoints du 1er février 2024. Celle-ci permet de déterminer l’heure et la date auxquelles la communication est envoyée et reçue.

« Art. 12. § 1er. La date et l'heure auxquelles une communication est considérée comme étant envoyée par voie électronique par une autorité publique correspond au moment où le message a quitté le système de traitement de données contrôlé par l'institution concernée ou, si l'autorité publique et le destinataire utilisent le même système de traitement des données, au moment où la communication est accessible pour le destinataire.
§ 2. La date et l'heure auxquelles une communication est considérée comme étant reçue par voie électronique par l'autorité publique concernée correspond au moment où la communication a atteint le système de traitement de données contrôlé par cette autorité publique. »

Il faudra s’interroger sur l’impact que ces considérations pourraient emporter dans le cadre du respect, par le destinataire, des éventuels délais de rigueur qui commenceraient à courir à la suite de la communication d’un acte par voie électronique. Rappelons à cet égard que le Code civil prévoit désormais en son article 1:5 que « La notification accomplie par voie électronique parvient au destinataire soit lorsque celui-ci en prend connaissance, soit lorsqu'il aurait raisonnablement pu en prendre connaissance pour autant que, dans cette dernière hypothèse, ce destinataire ait préalablement accepté l'utilisation de l'adresse électronique ou d'un autre mode de communication électronique auquel l'auteur de la notification a eu recours. »

Une période transitoire est prévue par le législateur afin de permettre aux administrations de rendre intégralement disponibles en ligne les procédures administratives existantes. Cette période transitoire est en principe de 60 mois. Le Gouvernement (de la Région de Bruxelles-Capitale), le Collège (de la Cocof) et le Collège réuni (de la Cocom) ont cependant la possibilité de la réduire pour certaines institutions, sans qu’ils n’aient, à ce jour, fait usage de celle-ci.
 
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Auteurs

Jennifer Duval
Advocaat-Vennoot
XIRIUS PUBLIC, Droit social de la fonction publique , Finances publiques, Médiation
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Sacha Hancart

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